نكاتي در خصوص نرم افزار اتوماسيون اداري

نرم افزار كارگزيني

 يكي از مهم ترين وظايف مديران منابع انساني همان بحث كارگزيني يا جذب همكاران جديد و گزاردن هر فرد در جايگاه مناسبش با توجه به مهارت ها و قابليت هاي افراد است. زيرا واحد نرم افزار مديريت منابع انساني قرار است كمك كند تا سازمان، در افق زماني بلند مدت، با كمترين هزينه، حداكثر كارايي را از كاركنان براي حركت در راستاي اهداف استراتژيك سازمان، كسب نمايد.

در كل نرم افزار كارگزيني يك نرم افزار كامپيوتري است كه كارفرمايان شركت ها و سازمان ها در اختيار دارند تا اطلاعات و عملكرد منابع انساني خود را بهتر مديريت و رصد كنند. از اين رو تمامي سازمان هاي كوچك و بزرگ به نرم افزار كارگزيني و صدور احكام كارگزيني همچنين به آشنايي با شرايط كار كارگزيني نياز دارند. سيستم كارگزيني به عنوان بخشي از سيستم جامع مديريت منابع انساني است كه جهت مديريت واحدهاي سازماني، پست ها و مشاغل سازماني استفاده مي شود و زيرساخت لازم جهت نصب سيستم هاي مجموعه نيروي انساني و كنترل دسترسي هاي سلسله مراتبي به اطلاعات را به صورت يكپارچه و توزيع شده فراهم مي آورد.

سيستم حسابداري فروش

سيستم حسابداري فروش به كليه عمليات حسابداري مرتبط با فروش كالا و برگشت فروش كالا اطلاق مي گردد كه در طي اين عمليات حسابداري، اسناد فروش و برگشت از فروش مرتبط،دسته بندي و تبديل به سند حسابداري مي گردد. حسابداري فروش وظيفه كنترل اطلاعات فروش اعم از كالا و خدمات و تبديل اين اطلاعات به گزارش هاي قابل فهم به ذي نفعان درون سازماني و برون سازماني رابه عهده دارد.حسابداري فروش مهمترين واحد در واحدهاي تابعه حسابداري است چون عملكرد صحيح اين واحد كمك مي كند تا گزارش سود و زيان داراي اطلاعات صحيح باشد و اين يعني اينكه عملكرد يك سال مالي به طرز صحيح نمايش داده مي شود.چون عملكرد يك سال مالي مساوي گزارش سود و زيان شركت مي باشد و حسابداري فروش ۵۰درصد اين گزارش را تكميل مي كند.
يكي از عمليات سيستم حسابداري فروش ،درخواست فروش مي باشد و با استفاده از اين رويه،واحد فروش درخواست فروش كالا و خدمت را به واحد توليد يا برنامه ريزي ارسال مي نمايد و سفارش توليد كالا  بر اساس اين درخواست صادر مي گردد. درخواست فروش جزو اسناد مثبته اي كه رويداد حسابداري باشد محسوب نمي گردد پس براي آن ثبت حسابداري صادر نمي گردد ولي به عنوان سند مثبته و مبنا جهت بايگاني ضروري است.

نرم افزار وصول مطالبات

امروزه بسياري از مراودات مالي با چك انجام مي شود، از سوي ديگر عدم اطمينان در دريافت چك از مشتريان براي صاحبان كسب و كار همواره وجود دارد و عدم وجود كنترل كافي هنگام دريافت اين اسناد مي تواند هزينه هاي بالايي را در آينده براي شركت ها به وجود آورد. از طرفي رديابي اسناد وصول نشده و تسويه مرحله اي آن ها دغدغه اي مهم براي شركت هاست تا بتوانند مانده قابل وصول را از مشتريان در هر لحظه پيگيري كنند و در صورت عدم وصول چك بتوانند با كنترل هاي مكانيزه از ادامه فعاليت فروش با اين دسته از مشتريان جلوگيري كنند و در حالت هاي مختلف با شرايط ويژه اي از اين مشتريان مجدد چك دريافت كرد.
راهكار نرم افزار وصول مطالبات در پي پاسخگويي به يكي از مشكلات بسيار رايجي است كه اكثر سازمان ها با آن روبه رو هستند. اين نرم افزار با هدف مديريت تعهدات پرداخت هاي مشتري و به صورت كاملا يكپارچه با نرم افزار مايكروسافت سي آر ام توليد شده است. هنگامي كه يك سفارش در سازمان به وجود مي آيد، پيرو اين سفارش تعهدات پرداختي نيز براي مشتري به وجود خواهد آمد، مديريت كارآمد و اثربخش اين پرداخت ها آن چيزي است كه سيستم مديريت وصول مطالبات به دنبال آن است، به عبارت ديگر با استفاده از نرم افزار مديريت وصول مطالبات خواهيم دانست به موجب چه چيزي، از چه كسي، چه مقدار، در چه مقاطعي و به چه روشي پرداختي انجام شده يا بايد انجام شود.
از جمله مزاياي ديگري كه با به كارگيري نرم افزار وصول مطالبات به دست خواهد آمد عبارتند از: - امكان هدف گذاري براي تيم هاي خدمات يا ساير واحدها، تيم ها و اشخاص سازمان بر اساس ميزان دريافت هاي ريالي؛ - پيش بيني و محاسبه نرخ ورودي هاي مالي سازمان از سمت مشتريان در بازه هاي زماني مختلف و مقايسه آن با تعهدات؛ - برآورد و محاسبه مجموع دريافت هاي مالي از يك مشتري در يك بازه زماني مشخص؛ - امكان مقايسه دريافت هاي تعهد شده با دريافت هاي واقعي؛ - امكان ثبت ضمانت نامه هاي مربوط به سفارشات.
به كمك نرم افزار وصول و مطالبات خواهيم توانست حالات بسيار متفاوت پرداخت هاي مشتري را كه ممكن است بر اساس توافقات بسيار متنوعي باشد يا حتي خارج از تعهدات از پيش توافق شده صورت گيرد را نيز مديريت نماييم. با استفاده از راهكار مديريت وصول مطالبات سامانه هاي مديريت هيچ يك از تعهدات پرداختي مشتري فراموش يا گم نخواهد شد.

نرم افزار اتوماسيون اداري

نرم افزار اتوماسيون اداري كه هر كارافريني لازم است آنها را بشناسد تا دريابد نرم افزار هاي اتوماسيون اداري چه مزايا و چه امكاناتي دارد. سيستم اتوماسيون اداري راحتي كار را به مديران و كارفرينان عرضه مي كند. استفاده از انواع مختلف سيستم هاي اتوماسيون اداري در صنعت فناوري اطلاعات(IT)  بسيار رواج دارد. مهم نيست كه با شركت هاي بزرگ يا كوچك سروكار داريد يا نه ، بلكه بايد به نكات زير توجه كنيد و از خود بپرسيد چگونه اين كار ها را به راحتي ميتوانيد انجام دهيد :
 پرداخت ليست دستمزد ها ،سازماندهي ، چگونه كم كردن هزينه هاي وابسته و عملياتي و آزاد كردن منابع به طور خودكار است. اينها همه از ويژگي يك اتوماسيون اداري خوب ميباشد كه هر نرم افزاري بايد آن ويژگي ها را داشته باشد. بسياري از كاركنان و كارآفرينان هرروزه نگران اين مسائل هستند و دليل آن بسيار مشخص است و ان اين است كه براي مديران و كار افرينان وقت گذاشتن بر روي مسائل خسته كننده و روزانه كه يك بزنامه نيز ميتواند آنها را انجام دهد بسيار سخت و عذاب آور است و به همين دليل است كه انها به فكره سرمايه گذاري بر روي يك نرم افزار اتوماسيون اداري خوب هستند.

نرم افزار درخت ساخت محصول

اگر شما مديريت يك واحد مونتاژ و توليدي پيچيده را به عهده داشته باشيد، نرم افزار درخت ساخت محصول به شما كمك مي كند واحد توليدي خود را سازماندهي و بطور موثر مديريت كنيد. اين نرم افزار، مواد اوليه و قطعات لازم براي توليد هر محصول خاص را مشخص مي نمايد. با ارائه دستورالعمل هاي لازم درباره اقلام لازم براي توليد هر محصول، اين سيستم به شما اجازه مي دهد سفارشات بيشتري را در زمان كمتري و با بكارگيري كار مستقيم و مواد كمتري تكميل نماييد.
با استفاده از نرم افزار درخت ساخت محصول با حذف نياز به جمع آوري دستي اطلاعات مي توانيد در زمان صرفه جويي نماييد. در واقع اين سيستم اطلاعات لازم از واحدهاي مختلف مهندسي، شماره ليست قطعات،صفحه هاي گسترده و ساير مدارك بطور اتوماتيك جمع آوري مي نمايد. نرم افزار درخت ساخت محصول هماهنگي بين واحدهاي مختلف سازمان را افزايش داده و به پرسنل آنها اجازه مي دهد به اطلاعات يكسان و در آن واحد دسترسي داشته باشند. بنابراين نياز به ليست يا فكس نمودن اجزاء توليد بين واحدهاي مختلف اساساً از بين مي رود. يك ويژگي ديگر اين نرم افزار اين است كه مي توان دستورالعمل هاي قبلي در مورد ايجاد يك درخت محصول جديد را برحسب فرمهاي فعلي اصلاح نمود و به اين ترتيب باز هم در زمان صرفه جويي مي گردد.